--- product: Podmienky ochrany osobných údajov GDPR summary: Zásady ochrany osobných údajov, používanie cookies spoločnosťou SYSTEM-IS. category: tags: [] --- # Podmienky ochrany osobných údajov GDPR > **AI Summary:** Zásady ochrany osobných údajov, používanie cookies spoločnosťou SYSTEM-IS. --- ## **1\. Kto spracúva osobné údaje** Prevádzkovateľom osobných údajov je: **SYSTEM-IS s.r.o.** Jegorovova 14 974 01 Banská Bystrica, Slovenská republika IČO: 44681445 E-mail pre otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov: **helpdesk@system-is.com** Ďalej len „**SYSTEM-IS**“ alebo „**Prevádzkovateľ**“. ## **2\. Na čo sa tieto podmienky vzťahujú** Tieto Podmienky ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako SYSTEM-IS spracúva osobné údaje fyzických osôb najmä v súvislosti s: * používaním webových stránok SYSTEM-IS, * odoslaním kontaktného alebo dopytového formulára, * žiadosťou o cenovú ponuku, * objednávaním Produktov a služieb SYSTEM-IS, * uzatvorením a plnením zmluvného vzťahu, * fakturáciou a platobným stykom, * poskytovaním technickej podpory, servisu a helpdesku, * komunikáciou so zákazníkmi, dodávateľmi a obchodnými partnermi, * partnerskými a integračnými službami, * uplatňovaním reklamácií, právnych nárokov alebo iných požiadaviek, * marketingovou komunikáciou, ak sa vykonáva v súlade s príslušnými právnymi predpismi, * prijímaním životopisov a žiadostí o zamestnanie, * používaním cloudových služieb, softvérových aplikácií, používateľských účtov, API a iných elektronických služieb SYSTEM-IS, * zabezpečením informačných systémov, používateľských účtov a elektronických služieb. Tieto Podmienky ochrany osobných údajov sa vzťahujú predovšetkým na spracúvanie osobných údajov, pri ktorom SYSTEM-IS určuje účely a prostriedky spracúvania a vystupuje ako Prevádzkovateľ. Ak SYSTEM-IS spracúva osobné údaje v mene Zákazníka ako Sprostredkovateľ, takéto spracúvanie sa riadi pokynmi príslušného Zákazníka a samostatnými podmienkami alebo zmluvou o spracúvaní osobných údajov. ## **3\. SYSTEM-IS ako prevádzkovateľ a sprostredkovateľ** SYSTEM-IS môže pri spracúvaní osobných údajov vystupovať podľa charakteru konkrétnej služby buď ako Prevádzkovateľ, alebo ako Sprostredkovateľ. ### **3.1 SYSTEM-IS ako Prevádzkovateľ** SYSTEM-IS vystupuje ako Prevádzkovateľ najmä v prípadoch, keď spracúva osobné údaje na vlastné účely súvisiace s podnikateľskou činnosťou SYSTEM-IS, napríklad pri: * vybavovaní dopytov a požiadaviek na cenové ponuky, * spracovaní objednávok a uzatváraní zmlúv, * komunikácii so Zákazníkmi a obchodnými partnermi, * fakturácii, účtovníctve a evidencii platieb, * vybavovaní reklamácií a sťažností, * poskytovaní zákazníckej a technickej podpory, * ochrane práv a oprávnených záujmov SYSTEM-IS, * plnení zákonných povinností SYSTEM-IS. Na takéto spracúvanie sa vzťahujú tieto Podmienky ochrany osobných údajov. ### **3.2 SYSTEM-IS ako Sprostredkovateľ** Pri poskytovaní niektorých Produktov a služieb môže SYSTEM-IS spracúvať osobné údaje v mene svojho Zákazníka. Môže ísť najmä o osobné údaje spracúvané prostredníctvom: * dochádzkových systémov, * systémov kontroly vstupu, * parkovacích systémov, * stravovacích systémov, * cloudových služieb, * softvérových aplikácií a modulov, * technických integrácií, * servisných, diagnostických alebo podporných služieb. V takom prípade účel spracúvania osobných údajov spravidla určuje Zákazník a SYSTEM-IS spracúva osobné údaje v jeho mene a podľa jeho pokynov. Podmienky takéhoto spracúvania sa upravujú zmluvou o spracúvaní osobných údajov alebo iným zmluvným dokumentom uzatvoreným v súlade s článkom 28 GDPR. Dotknuté osoby, ktorých osobné údaje sú spracúvané v systéme Zákazníka, sa majú so svojimi požiadavkami týkajúcimi sa spracúvania osobných údajov primárne obracať na svojho zamestnávateľa alebo inú organizáciu, ktorá príslušný systém prevádzkuje a určuje účely spracúvania osobných údajov. ## **4\. Aké osobné údaje spracúvame** SYSTEM-IS spracúva osobné údaje iba v rozsahu potrebnom na príslušný účel spracúvania. V závislosti od konkrétneho vzťahu s dotknutou osobou môžeme spracúvať najmä tieto kategórie osobných údajov: ### **4.1 Identifikačné údaje** Najmä: * meno a priezvisko, * titul, ak je uvedený, * pracovná pozícia alebo funkcia, * obchodné meno fyzickej osoby – podnikateľa, * IČO, DIČ alebo IČ DPH, ak sú tieto údaje spojené s fyzickou osobou. ### **4.2 Kontaktné údaje** Najmä: * e-mailovú adresu, * telefónne číslo, * adresu bydliska, sídla, prevádzky, fakturačnú, dodaciu alebo korešpondenčnú adresu, * ďalšie kontaktné údaje, ktoré dotknutá osoba poskytne SYSTEM-IS. ### **4.3 Údaje súvisiace s dopytom, cenovou ponukou a objednávkou** Najmä: * obsah dopytu alebo požiadavky, * údaje uvedené v kontaktnom alebo dopytovom formulári, * údaje potrebné na vypracovanie cenovej ponuky, * informácie o požadovaných Produktoch a službách, * údaje o objednávke a jej rozsahu, * údaje o mieste realizácie, * komunikáciu súvisiacu s prípravou, potvrdením alebo zmenou objednávky. Objednávky, požiadavky a súvisiaca komunikácia môžu byť uchovávané ako súčasť e-mailovej komunikácie so Zákazníkom. SYSTEM-IS nevytvára samostatný archív dokumentov, ktoré na daný účel nepotrebuje uchovávať. ### **4.4 Zmluvné, fakturačné a platobné údaje** Najmä: * údaje uvedené v zmluve, objednávke alebo potvrdenej cenovej ponuke, * fakturačné údaje, * údaje o vystavených faktúrach, * údaje o úhradách a platobnom stave, * bankové údaje, ak sú potrebné na finančné vysporiadanie alebo vrátenie platby, * údaje potrebné na účtovnú a daňovú evidenciu, * podpis osoby, ak je súčasťou zmluvy, protokolu alebo iného dokumentu, ktorý SYSTEM-IS potrebuje v konkrétnom prípade vyhotoviť alebo uchovávať. SYSTEM-IS uchováva zmluvnú, účtovnú a inú dokumentáciu v rozsahu potrebnom na plnenie zmluvných alebo zákonných povinností. Dokumenty, ktoré nie je potrebné samostatne archivovať, môžu zostať iba súčasťou príslušnej obchodnej alebo e-mailovej komunikácie. ### **4.5 Údaje súvisiace s technickou podporou, servisom a reklamáciou** Najmä: * identifikačné a kontaktné údaje osoby, ktorá požiadavku zadala, * názov organizácie, ku ktorej je kontaktná osoba priradená, * obsah servisnej, reklamačnej alebo technickej požiadavky, * číslo objednávky alebo faktúry, ak je potrebné na identifikáciu prípadu, * údaje o zariadení, softvéri alebo systéme, * sériové číslo, typ zariadenia alebo verziu softvéru, * technické informácie potrebné na diagnostiku problému, * komunikáciu s technickou podporou, * údaje obsiahnuté v servisných alebo odovzdávacích protokoloch, ak sú vyhotovené. Ak je na riešenie technickej požiadavky potrebný prístup do databázy alebo technického prostredia Zákazníka, SYSTEM-IS pristupuje k údajom iba na základe pokynu Zákazníka a v rozsahu nevyhnutnom na vykonanie konkrétneho zásahu. Ak SYSTEM-IS pri takomto zásahu pristupuje k osobným údajom, ktoré Zákazník spracúva vo svojom systéme, SYSTEM-IS spravidla vystupuje vo vzťahu k týmto údajom ako Sprostredkovateľ a postupuje podľa pokynov Zákazníka a príslušných podmienok spracúvania osobných údajov. ### **4.6 Technické údaje, údaje o používaní webových stránok a elektronických služieb** Pri používaní webových stránok, cloudových služieb, softvéru, API alebo iných elektronických služieb môže SYSTEM-IS podľa konkrétnej služby spracúvať najmä: * IP adresu, * dátum a čas prístupu, * technické logy, * online a cookie identifikátory, * informácie o používanom prehliadači, operačnom systéme alebo zariadení, * údaje o používaní webovej stránky alebo elektronickej služby, * údaje o prihlásení a aktivitách v systéme, * záznamy o chybách, udalostiach a bezpečnostných incidentoch. Rozsah údajov získavaných prostredníctvom cookies a analytických alebo obdobných technológií je bližšie opísaný v podmienkach používania cookies. ### **4.7 Údaje súvisiace s používateľskými účtami a prístupom** Ak SYSTEM-IS poskytuje používateľský účet, cloudovú službu, API alebo iný chránený prístup, môže spracúvať najmä: * používateľské meno alebo iný identifikátor účtu, * e-mailovú adresu priradenú k účtu, * rolu a rozsah oprávnení, * údaje o aktivácii alebo deaktivácii účtu, * záznamy o prihlásení, * údaje súvisiace s autentifikáciou a zabezpečením účtu, najmä technické identifikátory, záznamy o prihlásení a údaje potrebné na overenie prístupu. ### **4.8 Údaje obchodných partnerov a kontaktných osôb** Pri komunikácii a spolupráci so zákazníkmi, dodávateľmi, predajcami, obchodnými partnermi, resellermi alebo inými organizáciami môže SYSTEM-IS spracúvať najmä: * meno a priezvisko kontaktnej osoby, * pracovnú pozíciu alebo funkciu, * názov organizácie, IČO * pracovnú e-mailovú adresu, * pracovné telefónne číslo, * fakturačnú, dodaciu, sídelnú alebo inú kontaktnú adresu, * údaje uvedené v e-mailovom podpise alebo inej obchodnej komunikácii, * obsah obchodnej, technickej alebo zmluvnej komunikácie, * údaje súvisiace so zmluvným alebo partnerským vzťahom. Kontaktná osoba, ktorá komunikuje so SYSTEM-IS v mene konkrétnej organizácie, môže byť v internom systéme SYSTEM-IS priradená k tejto organizácii. Takéto priradenie slúži najmä na zabezpečenie správnej komunikácie, identifikáciu Zákazníka alebo obchodného partnera a vybavovanie jeho požiadaviek. SYSTEM-IS tieto kontaktné údaje nezverejňuje a používa ich len na účely internej evidencie, komunikácie a správy obchodného vzťahu. ### **4.9 Údaje získané prostredníctvom partnerských alebo integračných formulárov** Ak dotknutá osoba odošle dopyt prostredníctvom formulára umiestneného na webovej stránke obchodného partnera, ktorý je technicky prepojený so SYSTEM-IS, alebo ak obchodný partner poskytne SYSTEM-IS údaje získané v súvislosti s konkrétnym dopytom, môžeme spracúvať osobné údaje potrebné na vybavenie príslušnej požiadavky, najmä: * meno a priezvisko, * názov spoločnosti a IČO, ak je relevantné, * e-mailovú adresu, * telefónne číslo, * obsah dopytu, * informácie o požadovanom Produkte alebo službe, * prípadne ďalšie údaje, ktoré dotknutá osoba uvedie v príslušnom formulári alebo ktoré sú potrebné na vybavenie jej požiadavky. Ak je formulár technicky nastavený tak, že údaje sú odosielané priamo spoločnosti SYSTEM-IS, SYSTEM-IS získava tieto údaje priamo od dotknutej osoby. Ak dotknutá osoba poskytne svoje údaje najskôr obchodnému partnerovi a tento partner ich následne poskytne spoločnosti SYSTEM-IS, SYSTEM-IS získava osobné údaje od tohto obchodného partnera. V takom prípade môžeme spracúvať iba údaje, ktoré sú primerané a nevyhnutné na vybavenie príslušného dopytu, nadviazanie súvisiacej komunikácie alebo prípravu obchodného alebo zmluvného vzťahu. Rozsah spracúvaných údajov závisí od konkrétneho formulára a charakteru dopytu. SYSTEM-IS prostredníctvom partnerského alebo integračného prepojenia nezískava ďalšie osobné údaje nad rámec údajov uvedených vo formulári alebo údajov, ktoré mu obchodný partner oprávnene poskytne na vybavenie konkrétnej požiadavky, pokiaľ nie je pri konkrétnom spôsobe spracúvania uvedené inak. ### **4.10 Údaje súvisiace s marketingovou komunikáciou** Ak SYSTEM-IS zasiela obchodné alebo marketingové oznámenia, môže v súvislosti s nimi spracúvať najmä: * meno a priezvisko, * názov spoločnosti a IČO, ak je relevantné, * e-mailovú adresu, * prípadne pracovnú pozíciu, * informáciu o udelení alebo odvolaní súhlasu, ak je spracúvanie založené na súhlase, * informáciu o prihlásení alebo odhlásení z marketingovej komunikácie, * údaje potrebné na evidenciu a preukázanie oprávnenosti zasielania komunikácie. Konkrétny právny základ a podmienky marketingovej komunikácie sú uvedené v ďalších častiach týchto Podmienok ochrany osobných údajov. ### **4.11 Žiadosti o zamestnanie** Ak fyzická osoba z vlastnej iniciatívy zašle SYSTEM-IS životopis, žiadosť o zamestnanie alebo obdobnú pracovnú ponuku, SYSTEM-IS môže spracúvať osobné údaje uvedené v zaslanej dokumentácii a komunikácii v rozsahu potrebnom na vybavenie tejto žiadosti. Ak neprebieha výberové konanie alebo SYSTEM-IS nemá dôvod tieto údaje ďalej uchovávať, údaje zo žiadosti o zamestnanie sa neuchovávajú na účely budúcich výberových konaní bez osobitného právneho základu. ### **4.12 Ďalšie údaje poskytnuté dotknutou osobou** SYSTEM-IS môže spracúvať aj ďalšie osobné údaje, ktoré dotknutá osoba sama poskytne, iba ak sú primerané, relevantné a nevyhnutné na vybavenie konkrétnej požiadavky alebo na plnenie príslušného zmluvného vzťahu. Dotknuté osoby žiadame, aby SYSTEM-IS neposkytovali osobné údaje, ktoré nie sú potrebné na vybavenie ich požiadavky. ## **5\. Na aké účely a na akom právnom základe osobné údaje spracúvame** SYSTEM-IS spracúva osobné údaje len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje príslušný právny základ. Konkrétny právny základ závisí najmä od účelu spracúvania, postavenia dotknutej osoby a charakteru jej vzťahu so SYSTEM-IS. ### **5.1 Dopyty, cenové ponuky a predzmluvná komunikácia** Osobné údaje spracúvame na účely: * prijatia a vybavenia dopytu, * komunikácie so záujemcom, * zistenia požiadaviek na Produkty a služby SYSTEM-IS, * prípravy a zaslania cenovej ponuky, * prípravy objednávky alebo zmluvného vzťahu. Ak fyzická osoba kontaktuje SYSTEM-IS vo vlastnom mene s cieľom uzatvoriť zmluvu, právnym základom je vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby. Ak osoba komunikuje v mene spoločnosti, zamestnávateľa alebo inej organizácie, právnym základom je oprávnený záujem SYSTEM-IS a príslušnej organizácie na vedení obchodnej komunikácie, príprave obchodného vzťahu a identifikácii osôb oprávnených vo veci komunikovať. ### **5.2 Objednávky, zmluvy a poskytovanie Produktov a služieb** Osobné údaje spracúvame na účely: * prijatia a spracovania objednávky, * uzatvorenia a plnenia zmluvy, * dodania Produktov a služieb, * organizácie dopravy, montáže, konfigurácie alebo realizácie, * komunikácie počas trvania zmluvného vzťahu, * evidencie Zákazníka a jeho kontaktných osôb. Ak je dotknutá osoba priamo zmluvnou stranou, právnym základom je plnenie zmluvy. Ak ide o zamestnanca, konateľa, technickú, účtovnú alebo inú kontaktnú osobu Zákazníka alebo obchodného partnera, právnym základom je oprávnený záujem na riadnom plnení zmluvného a obchodného vzťahu, komunikácii s príslušnou organizáciou a správnom priradení kontaktnej osoby k tejto organizácii. ### **5.3 Fakturácia, účtovníctvo a evidencia platieb** Osobné údaje spracúvame na účely: * vystavovania a evidencie faktúr, * evidencie prijatých a uskutočnených platieb, * účtovníctva a daňovej evidencie, * finančného vysporiadania, * plnenia archivačných a ďalších zákonných povinností. Právnym základom je najmä plnenie zákonných povinností SYSTEM-IS vyplývajúcich z účtovných, daňových a ďalších príslušných právnych predpisov. V rozsahu potrebnom na správu pohľadávok, overenie platieb alebo ochranu práv SYSTEM-IS môže byť právnym základom aj oprávnený záujem. ### **5.4 Technická podpora, servis a reklamácie** Osobné údaje spracúvame na účely: * prijatia a evidencie servisnej alebo technickej požiadavky, * komunikácie s osobou, ktorá požiadavku zadala, * diagnostiky technického problému, * poskytnutia technickej podpory, * realizácie servisného zásahu, * vybavenia reklamácie alebo sťažnosti, * evidencie priebehu a výsledku riešenia požiadavky. Právnym základom môže byť podľa konkrétneho prípadu: * plnenie zmluvy, * plnenie zákonnej povinnosti SYSTEM-IS, najmä pri uplatňovaní zákonných práv zo zodpovednosti za vady, * oprávnený záujem SYSTEM-IS na poskytovaní podpory, evidencii servisných požiadaviek, zabezpečení kvality služieb a ochrane svojich práv. Ak je na vyriešenie požiadavky potrebný prístup do databázy alebo systému Zákazníka a SYSTEM-IS pri tomto zásahu spracúva osobné údaje v mene Zákazníka, SYSTEM-IS vystupuje pri tomto spracúvaní ako Sprostredkovateľ. Účel a právny základ takéhoto spracúvania určuje Zákazník ako Prevádzkovateľ a spracúvanie sa riadi samostatnými podmienkami spracúvania osobných údajov. ### **5.5 Evidencia kontaktných osôb a obchodná komunikácia** SYSTEM-IS eviduje kontaktné osoby Zákazníkov, dodávateľov, obchodných partnerov, predajcov a resellerov najmä na účely: * vedenia obchodnej a technickej komunikácie, * správneho priradenia kontaktnej osoby k príslušnej organizácii, * identifikácie osoby, s ktorou bola riešená konkrétna požiadavka alebo zákazka, * zabezpečenia kontinuity obchodného vzťahu, * komunikácie pri realizácii, servise, fakturácii alebo ďalšej spolupráci. Právnym základom je oprávnený záujem SYSTEM-IS a príslušnej organizácie na efektívnej obchodnej komunikácii a správe vzájomného obchodného alebo zmluvného vzťahu. SYSTEM-IS tieto kontaktné údaje nezverejňuje a používa ich len na účely internej evidencie, komunikácie a správy obchodného vzťahu. ### **5.6 Partnerské a dopytové formuláre** Ak dotknutá osoba odošle dopyt prostredníctvom formulára na webovej stránke SYSTEM-IS alebo prostredníctvom formulára umiestneného na webovej stránke obchodného partnera, ktorý je technicky prepojený so SYSTEM-IS, osobné údaje môžeme spracúvať najmä na účely: * prijatia a evidencie dopytu, * kontaktovania záujemcu, * zistenia jeho požiadaviek, * prípravy cenovej ponuky, * prípravy objednávky alebo prípadného zmluvného vzťahu. Ak je z formulára zrejmé, že osobné údaje sú odosielané priamo spoločnosti SYSTEM-IS, SYSTEM-IS získava tieto údaje priamo od dotknutej osoby a vystupuje vo vzťahu k ich spracúvaniu ako Prevádzkovateľ v rozsahu účelov uvedených v týchto Podmienkach ochrany osobných údajov. Ak dotknutá osoba poskytne svoje osobné údaje najskôr obchodnému partnerovi a tento partner ich následne poskytne spoločnosti SYSTEM-IS, postavenie jednotlivých subjektov sa posudzuje podľa konkrétneho spôsobu spolupráce a účelov spracúvania. Obchodný partner a SYSTEM-IS môžu v závislosti od okolností vystupovať ako samostatní prevádzkovatelia alebo v inom postavení podľa príslušných právnych predpisov. Ak SYSTEM-IS získa osobné údaje od obchodného partnera a nie priamo od dotknutej osoby, spracúva ich iba v rozsahu potrebnom na vybavenie príslušného dopytu alebo nadviazanie súvisiacej obchodnej komunikácie. Dotknutej osobe poskytne informácie o spracúvaní osobných údajov vrátane informácie o zdroji, z ktorého jej osobné údaje získal, v rozsahu a lehotách vyžadovaných príslušnými právnymi predpismi. Ak dopyt zasiela fyzická osoba vo vlastnom mene s cieľom uzatvoriť zmluvu, právnym základom spracúvania je vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na jej žiadosť. Ak osoba vystupuje v mene spoločnosti alebo inej organizácie, právnym základom môže byť oprávnený záujem SYSTEM-IS a príslušnej organizácie na vybavení obchodného dopytu, nadviazaní obchodnej komunikácie a príprave obchodného alebo zmluvného vzťahu. ### **5.7 Bezpečnosť systémov a ochrana prístupových údajov** Osobné údaje a technické údaje môžeme spracúvať na účely: * ochrany používateľských účtov, * ochrany informačných systémov a infraštruktúry, * prevencie a odhaľovania neoprávneného prístupu, * vyšetrovania bezpečnostných incidentov, * ochrany API a integračných rozhraní, * prevencie zneužitia, podvodu alebo inej škodlivej činnosti, * obnovy a zabezpečenia funkčnosti systému. Právnym základom je oprávnený záujem SYSTEM-IS na ochrane svojich informačných systémov, údajov, zákazníkov a používateľov, pričom spracúvanie sa vykonáva len v rozsahu nevyhnutnom na zabezpečenie bezpečnosti a prevenciu zneužitia. Ak spracúvanie vyžaduje osobitný právny predpis, právnym základom môže byť aj plnenie zákonnej povinnosti. ### **5.8 Webové stránky, technické logy a nevyhnutné technológie** Pri používaní webových stránok a elektronických služieb môžeme spracúvať technické údaje potrebné na: * správne fungovanie webovej stránky alebo služby, * zabezpečenie komunikácie medzi zariadením používateľa a systémom, * ochranu webovej stránky pred útokmi a zneužitím, * diagnostiku technických chýb, * zabezpečenie stability a dostupnosti služby. Právnym základom spracúvania osobných údajov môže byť podľa charakteru konkrétneho spracúvania oprávnený záujem SYSTEM-IS na bezpečnej a funkčnej prevádzke svojich webových stránok a informačných systémov alebo plnenie zmluvy, ak je technické spracúvanie nevyhnutné na poskytnutie objednanej elektronickej služby. ### **5.9 Analytické a marketingové cookies a obdobné technológie** Nevyhnutné cookies a obdobné technológie používame bez súhlasu iba v rozsahu, v ktorom sú nevyhnutné na fungovanie webovej stránky alebo na poskytnutie služby, ktorú používateľ výslovne požaduje. Analytické, marketingové a iné voliteľné technológie aktivujeme až po udelení príslušného súhlasu používateľa. Používateľ môže svoj súhlas udeliť, odmietnuť alebo následne zmeniť prostredníctvom nastavení cookies. Podrobnosti o používaných cookies, ich poskytovateľoch, účele a dobe ich používania sú uvedené v samostatných podmienkach používania cookies alebo v nastaveniach cookies na príslušnej webovej stránke. ![Potvrdenie cookies](cookie-banner.webp) ### **5.10 Marketingová a obchodná komunikácia** SYSTEM-IS môže používať kontaktné údaje na zasielanie informácií o svojich Produktoch a službách, novinkách, ponukách alebo inej obchodnej komunikácie. Právnym základom môže byť: * súhlas dotknutej osoby, ak je jeho získanie vyžadované, * oprávnený záujem SYSTEM-IS na propagácii vlastných Produktov a služieb v prípadoch, keď príslušné právne predpisy umožňujú marketingovú komunikáciu bez predchádzajúceho súhlasu. Elektronickú marketingovú komunikáciu bez predchádzajúceho súhlasu SYSTEM-IS zasiela iba v prípadoch, keď to výslovne umožňujú príslušné právne predpisy, najmä vo vzťahu k existujúcim zákazníkom a obdobným vlastným Produktom alebo službám, ak sú splnené zákonné podmienky. Príjemca má možnosť jednoducho a bezplatne odmietnuť ďalšie používanie svojich kontaktných údajov na účely priameho marketingu, najmä prostredníctvom odkazu na odhlásenie uvedeného v elektronickej správe alebo kontaktovaním SYSTEM-IS. Ak je spracúvanie založené na súhlase, dotknutá osoba môže súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním. Ak je spracúvanie na účely priameho marketingu založené na oprávnenom záujme, dotknutá osoba má právo proti takémuto spracúvaniu kedykoľvek namietať. ### **5.11 Uplatňovanie a ochrana právnych nárokov** SYSTEM-IS môže spracúvať osobné údaje aj v rozsahu potrebnom na: * preukazovanie splnenia svojich povinností, * ochranu svojich práv a oprávnených záujmov, * riešenie pohľadávok, * riešenie sporov, * uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, * komunikáciu s právnymi, poradenskými alebo príslušnými verejnými orgánmi. Právnym základom je oprávnený záujem SYSTEM-IS na ochrane a uplatňovaní svojich práv a právnych nárokov, prípadne plnenie zákonnej povinnosti, ak SYSTEM-IS koná na základe povinnosti ustanovenej právnymi predpismi. ### **5.12 Plnenie zákonných povinností a súčinnosť s orgánmi verejnej moci** SYSTEM-IS spracúva osobné údaje aj vtedy, ak je to potrebné na splnenie povinnosti vyplývajúcej z právnych predpisov alebo na poskytnutie zákonom požadovanej súčinnosti príslušnému orgánu verejnej moci. Právnym základom je plnenie zákonnej povinnosti SYSTEM-IS. Osobné údaje sa poskytujú iba v rozsahu potrebnom na splnenie príslušnej povinnosti alebo oprávnenej požiadavky. ### **5.13 Žiadosti o zamestnanie** Ak fyzická osoba z vlastnej iniciatívy zašle SYSTEM-IS životopis alebo žiadosť o zamestnanie, osobné údaje spracúvame na účely posúdenia jej žiadosti a prípadnej komunikácie o možnosti pracovného vzťahu. Právnym základom sú opatrenia vykonávané na žiadosť dotknutej osoby pred prípadným uzatvorením zmluvného vzťahu. Ak SYSTEM-IS nevedie výberové konanie alebo nemá záujem pokračovať v komunikácii o pracovnom mieste, životopis a ďalšie údaje sa neuchovávajú na účely budúcich výberových konaní bez ďalšieho právneho základu. ### **5.14 Je poskytnutie osobných údajov povinné?** Poskytnutie osobných údajov je spravidla dobrovoľné. V niektorých prípadoch je však poskytnutie určitých osobných údajov nevyhnutné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy, vybavenie objednávky, poskytnutie Produktu alebo služby, vybavenie servisnej alebo inej požiadavky alebo na splnenie zákonnej povinnosti SYSTEM-IS. Ak dotknutá osoba neposkytne osobné údaje, ktoré sú na príslušný účel nevyhnutné, SYSTEM-IS nemusí byť schopný vybaviť jej dopyt alebo požiadavku, pripraviť cenovú ponuku, uzatvoriť alebo plniť zmluvu, poskytnúť požadovaný Produkt alebo službu alebo splniť inú súvisiacu požiadavku. Ak je poskytnutie určitého osobného údaja dobrovoľné, jeho neposkytnutie nemá vplyv na poskytnutie služby alebo vybavenie požiadavky, pokiaľ tento údaj nie je vzhľadom na konkrétne okolnosti potrebný na ich riadne vybavenie. ## **6\. Komu osobné údaje poskytujeme** SYSTEM-IS poskytuje alebo sprístupňuje osobné údaje tretím osobám iba v rozsahu potrebnom na príslušný účel spracúvania a iba vtedy, ak na to existuje zmluvný, zákonný alebo iný oprávnený dôvod. V závislosti od konkrétneho účelu môžu byť osobné údaje poskytnuté alebo sprístupnené najmä nasledujúcim kategóriám príjemcov. ### **6.1 Poskytovatelia cloudovej a serverovej infraštruktúry** SYSTEM-IS využíva externú cloudovú alebo serverovú infraštruktúru na zabezpečenie prevádzky vybraných systémov a služieb. V súvislosti s jej používaním môžu byť osobné údaje uložené alebo technicky spracúvané prostredníctvom infraštruktúry príslušného poskytovateľa. Ak poskytovateľ spracúva osobné údaje v mene SYSTEM-IS, vystupuje ako Sprostredkovateľ a spracúva osobné údaje na základe príslušného zmluvného vzťahu a pokynov SYSTEM-IS. Podrobnosti o prípadnom prenose osobných údajov mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru sú uvedené v príslušnej časti týchto Podmienok ochrany osobných údajov. ### **6.2 Externé účtovné služby** SYSTEM-IS využíva externé účtovné služby. Osobné údaje môžu byť externému účtovníkovi sprístupnené alebo poskytnuté v rozsahu potrebnom najmä na: * vedenie účtovníctva, * spracovanie účtovných a daňových dokladov, * evidenciu faktúr a platieb, * plnenie daňových a ďalších zákonných povinností SYSTEM-IS. Sprístupňujú sa iba údaje potrebné na vykonávanie príslušných účtovných alebo súvisiacich činností. ### **6.3 Externé marketingové služby** SYSTEM-IS môže využívať externého poskytovateľa marketingových služieb na zabezpečenie marketingových a komunikačných činností. V závislosti od rozsahu poskytovaných služieb môžu byť takémuto poskytovateľovi sprístupnené osobné údaje potrebné najmä na: * prípravu a realizáciu marketingovej komunikácie, * správu marketingových kampaní, * správu alebo vyhodnocovanie webových a marketingových aktivít, * ďalšie dohodnuté marketingové činnosti. Rozsah poskytovaných údajov je obmedzený na údaje potrebné na konkrétny účel. Ak externý poskytovateľ spracúva osobné údaje výlučne podľa pokynov SYSTEM-IS, vystupuje ako Sprostredkovateľ. Ak pri konkrétnej službe určuje vlastné účely a prostriedky spracúvania, jeho postavenie sa posudzuje podľa charakteru príslušnej služby a platných právnych predpisov. Môže ísť najmä o poskytovateľov nástrojov na správu kampaní, rozosielanie marketingovej komunikácie, webovú analytiku alebo správu formulárov. ### **6.4 Dopravcovia a poskytovatelia logistických služieb** Ak je potrebné doručiť Produkt, zariadenie, zásielku alebo dokumentáciu, SYSTEM-IS môže poskytnúť kuriérskej, prepravnej alebo inej logistickej spoločnosti údaje potrebné na doručenie. Môže ísť najmä o: * meno a priezvisko kontaktnej osoby, * názov organizácie, * dodaciu adresu, * telefónne číslo, * e-mailovú adresu, * ďalšie údaje nevyhnutné na doručenie konkrétnej zásielky. ### **6.5 Obchodní partneri a predajcovia** Ak dotknutá osoba odošle dopyt prostredníctvom obchodného partnera alebo je na vybavenie konkrétnej požiadavky potrebná spolupráca s obchodným partnerom, predajcom alebo resellerom, môžu byť osobné údaje poskytnuté príslušnému partnerovi iba v rozsahu potrebnom na vybavenie dopytu, komunikáciu alebo realizáciu príslušného obchodného vzťahu. Ak obchodný partner pri ďalšom spracúvaní určuje vlastné účely a prostriedky spracúvania, vystupuje ako samostatný prevádzkovateľ. SYSTEM-IS neposkytuje kontaktné údaje obchodným partnerom na ich vlastné marketingové účely bez príslušného právneho základu. ### **6.6 Právni a iní odborní poradcovia** Ak je to potrebné na ochranu práv SYSTEM-IS, riešenie sporu, pohľadávky, zmluvného vzťahu alebo splnenie zákonnej povinnosti, môžu byť osobné údaje v potrebnom rozsahu poskytnuté najmä: * advokátom, * daňovým poradcom, * audítorom, * znalcom alebo * iným odborným poradcom. Údaje sa poskytujú iba v rozsahu potrebnom na riešenie konkrétneho prípadu. ### **6.7 Orgány verejnej moci a iné oprávnené subjekty** SYSTEM-IS môže osobné údaje poskytnúť orgánom verejnej moci alebo iným oprávneným subjektom, ak mu takúto povinnosť ukladajú právne predpisy alebo ak je poskytnutie údajov potrebné na splnenie zákonnej požiadavky. Môže ísť najmä o súdy, orgány činné v trestnom konaní, daňové, kontrolné alebo dozorné orgány a ďalšie subjekty oprávnené požadovať príslušné údaje. ### **6.8 Zamestnanci a oprávnené osoby SYSTEM-IS** K osobným údajom majú v rámci SYSTEM-IS prístup iba zamestnanci alebo iné oprávnené osoby, ktoré ich potrebujú na plnenie svojich pracovných alebo zmluvných úloh. Prístup sa poskytuje podľa charakteru pracovných povinností a potreby prístupu ku konkrétnym údajom. Oprávnené osoby sú povinné zachovávať dôvernosť osobných údajov a dodržiavať pravidlá ich ochrany. ### **6.9 Predaj osobných údajov** SYSTEM-IS osobné údaje nepredáva ani ich neposkytuje tretím osobám na ich vlastné marketingové alebo obchodné účely bez príslušného právneho základu. ## **7\. Prenos osobných údajov mimo Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru** SYSTEM-IS pri svojej bežnej činnosti spracúva osobné údaje prostredníctvom systémov a poskytovateľov nachádzajúcich sa v Európskej únii alebo Európskom hospodárskom priestore. SYSTEM-IS sa usiluje využívať služby a poskytovateľov, pri ktorých sa osobné údaje spracúvajú v Európskej únii alebo Európskom hospodárskom priestore. Ak pri konkrétnej službe dochádza k prenosu osobných údajov do tretej krajiny, SYSTEM-IS zabezpečí, aby sa takýto prenos uskutočňoval v súlade s GDPR a s použitím primeraných záruk. Ak by v budúcnosti pri využívaní konkrétnej služby alebo poskytovateľa dochádzalo k prenosu osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie, SYSTEM-IS zabezpečí, aby sa takýto prenos uskutočňoval iba za podmienok ustanovených GDPR a s použitím primeraných záruk ochrany osobných údajov. Dotknutá osoba bude o takomto prenose informovaná v rozsahu vyžadovanom príslušnými právnymi predpismi. ## **8\. Ako dlho osobné údaje uchovávame** SYSTEM-IS uchováva osobné údaje len počas doby potrebnej na účel, na ktorý boli získané, alebo počas doby, počas ktorej je ich uchovávanie potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, plnenie zmluvy, ochranu práv SYSTEM-IS alebo uplatňovanie právnych nárokov. Doba uchovávania sa môže líšiť podľa kategórie údajov a účelu ich spracúvania. ### **8.1 Dopyty a cenové ponuky** Osobné údaje získané v súvislosti s dopytom, požiadavkou na cenovú ponuku alebo predzmluvnou komunikáciou uchovávame počas doby potrebnej na vybavenie dopytu a súvisiacu komunikáciu. Ak na základe dopytu vznikne zmluvný vzťah, príslušné údaje môžu byť ďalej spracúvané ako súčasť dokumentácie a komunikácie súvisiacej so Zákazníkom. Ak k uzatvoreniu zmluvného vzťahu nedôjde, údaje uchovávame len počas doby, počas ktorej sú potrebné na dokončenie komunikácie, prípadné nadviazanie na predchádzajúci dopyt alebo ochranu oprávnených záujmov SYSTEM-IS. ### **8.2 Zmluvy a zmluvná dokumentácia** Osobné údaje obsiahnuté v zmluvách a dokumentoch, ktoré SYSTEM-IS potrebuje uchovávať, spracúvame počas trvania príslušného zmluvného vzťahu a následne počas doby potrebnej na splnenie zákonných povinností a ochranu alebo uplatnenie právnych nárokov. SYSTEM-IS samostatne nearchivuje dokumentáciu, ktorú na ďalší účel nepotrebuje uchovávať. Objednávky, požiadavky a súvisiaca komunikácia však môžu zostať súčasťou príslušnej e-mailovej komunikácie. ### **8.3 Faktúry, účtovné a daňové doklady** Osobné údaje obsiahnuté v účtovných a daňových dokladoch uchovávame počas doby stanovenej príslušnými právnymi predpismi. Účtovné doklady sa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, ak príslušný právny predpis nevyžaduje inú dobu uchovávania. ### **8.4 Kontaktné osoby Zákazníkov a obchodných partnerov** Údaje kontaktných osôb evidovaných pri Zákazníkovi, dodávateľovi, predajcovi alebo inom obchodnom partnerovi uchovávame počas trvania obchodného alebo zmluvného vzťahu a dovtedy, kým je daný kontakt potrebný na komunikáciu alebo správu tohto vzťahu. Ak sa SYSTEM-IS dozvie, že konkrétna osoba už nie je kontaktnou osobou príslušnej organizácie, jej kontaktné údaje aktualizujeme alebo odstránime z aktívnej kontaktnej evidencie, ak ich ďalšie uchovávanie nie je potrebné z iného oprávneného dôvodu. Historická komunikácia s touto osobou môže zostať zachovaná, ak je súčasťou dokumentácie konkrétnej objednávky, zmluvného vzťahu, servisného prípadu alebo inej obchodnej komunikácie, ktorú je potrebné ďalej uchovávať. ### **8.5 E-mailová a obchodná komunikácia** Osobné údaje obsiahnuté v e-mailovej alebo inej obchodnej komunikácii uchovávame podľa účelu, ktorého sa príslušná komunikácia týka. Komunikácia môže byť uchovávaná najmä počas trvania obchodného alebo zmluvného vzťahu a následne počas doby, počas ktorej môže byť potrebná na preukázanie dohôd, vybavenie požiadaviek alebo ochranu práv SYSTEM-IS alebo Zákazníka. ### **8.6 Technická podpora, servis a reklamácie** Údaje súvisiace s technickou podporou, servisnými zásahmi a reklamáciami uchovávame počas doby potrebnej na vyriešenie príslušnej požiadavky a následne podľa potreby počas trvania príslušného zmluvného, servisného alebo záručného vzťahu. Údaje môžu byť uchovávané dlhšie, ak sú potrebné na preukázanie spôsobu vybavenia požiadavky, reklamácie, servisného zásahu alebo na ochranu práv SYSTEM-IS alebo Zákazníka. ### **8.7 Technické a bezpečnostné záznamy** Technické logy, záznamy o prístupe a bezpečnostné udalosti uchovávame počas doby primeranej účelu, na ktorý boli vytvorené, najmä na zabezpečenie funkčnosti systémov, diagnostiku problémov, ochranu pred neoprávneným prístupom a riešenie bezpečnostných incidentov. Konkrétna doba uchovávania môže závisieť od typu systému, logu, technického nastavenia a bezpečnostného účelu. Ak je záznam potrebný na vyšetrovanie konkrétneho bezpečnostného incidentu alebo ochranu právnych nárokov, môže byť uchovávaný počas doby potrebnej na vyriešenie takéhoto prípadu. ### **8.8 Marketingová komunikácia** Osobné údaje spracúvané na účely marketingovej komunikácie uchovávame počas doby, počas ktorej existuje príslušný právny základ na ich používanie na tento účel. Ak je marketing založený na súhlase, údaje na tento účel spracúvame do odvolania súhlasu alebo do zániku účelu spracúvania. Ak dotknutá osoba namietne proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu alebo sa odhlási z marketingovej komunikácie, SYSTEM-IS prestane jej údaje na tento účel používať. V nevyhnutnom rozsahu môže SYSTEM-IS uchovávať informáciu o odhlásení alebo námietke aj naďalej, aby zabezpečil, že dotknutá osoba nebude opätovne zaradená do príslušnej marketingovej komunikácie. ### **8.9 Cookies a údaje o používaní webových stránok** Doba uchovávania údajov získaných prostredníctvom cookies alebo obdobných technológií závisí od konkrétneho typu používanej technológie. Podrobné informácie o jednotlivých cookies a dobe ich platnosti sú uvedené v Podmienkach používania cookies alebo v nastavení cookies na príslušnej webovej stránke. ### **8.10 Žiadosti o zamestnanie** Ak fyzická osoba zašle SYSTEM-IS nevyžiadanú žiadosť o zamestnanie alebo životopis a SYSTEM-IS nevedie príslušné výberové konanie alebo nemá záujem pokračovať v procese, osobné údaje sa neuchovávajú na účely budúcich výberových konaní bez ďalšieho právneho základu. Údaje sa uchovávajú iba počas doby potrebnej na vybavenie a ukončenie príslušnej komunikácie. ### **8.11 Uplatňovanie práv a právnych nárokov** Dokumentáciu súvisiacu s uplatnením práv dotknutých osôb, sťažnosťami, spormi alebo právnymi nárokmi môže SYSTEM-IS uchovávať počas doby potrebnej na preukázanie riadneho vybavenia požiadavky a na ochranu svojich práv a oprávnených záujmov. ### **8.12 Vymazanie alebo anonymizácia údajov** Po zániku účelu spracúvania a uplynutí príslušnej doby uchovávania SYSTEM-IS osobné údaje vymaže, anonymizuje alebo ich iným spôsobom prestane spracúvať ako osobné údaje, ak ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje právny predpis alebo iný oprávnený dôvod. ### **8.13 Údaje spracúvané SYSTEM-IS ako Sprostredkovateľom** Doby uchovávania uvedené v tejto kapitole sa vzťahujú najmä na osobné údaje, pri ktorých SYSTEM-IS vystupuje ako Prevádzkovateľ. Ak SYSTEM-IS spracúva osobné údaje v mene Zákazníka ako Sprostredkovateľ, dobu uchovávania týchto údajov určuje Zákazník ako Prevádzkovateľ podľa účelu svojho spracúvania a príslušných právnych predpisov. SYSTEM-IS v takom prípade uchováva, vracia alebo vymazáva osobné údaje podľa pokynov Zákazníka, podmienok príslušnej služby a podmienok spracúvania osobných údajov. ## **9\. Ako osobné údaje chránime** SYSTEM-IS prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním, stratou, zničením, poškodením, zmenou, neoprávneným sprístupnením alebo prístupom. Rozsah bezpečnostných opatrení sa určuje s prihliadnutím na charakter spracúvaných údajov, spôsob ich spracúvania, používané technológie a možné riziká pre práva a slobody dotknutých osôb. ### **9.1 Prístup k osobným údajom** Prístup k osobným údajom majú iba zamestnanci a ďalšie oprávnené osoby SYSTEM-IS, ktoré tieto údaje potrebujú na plnenie svojich pracovných alebo zmluvných úloh. Prístupové oprávnenia sa prideľujú podľa charakteru pracovnej činnosti a potreby prístupu ku konkrétnym systémom alebo údajom. Oprávnené osoby sú povinné zachovávať dôvernosť osobných údajov a používať ich iba na účely súvisiace s plnením svojich pracovných alebo zmluvných povinností. ### **9.2 Zabezpečenie informačných systémov a účtov** SYSTEM-IS používa primerané opatrenia na ochranu informačných systémov, používateľských účtov a prístupových údajov. Tieto opatrenia môžu podľa charakteru konkrétneho systému zahŕňať najmä: * riadenie používateľských a administrátorských oprávnení, * autentifikáciu používateľov, * ochranu hesiel a ďalších prístupových údajov, * obmedzenie prístupu podľa pracovných oprávnení, * evidenciu alebo kontrolu prístupov a technických udalostí, * aktualizáciu a údržbu používaných systémov, * ochranu pred neoprávneným prístupom a škodlivou činnosťou. ### **9.3 Cloudová a serverová infraštruktúra** SYSTEM-IS pri prevádzke vybraných služieb využíva cloudovú alebo serverovú infraštruktúru, pričom pri výbere poskytovateľov zohľadňuje požiadavky na ochranu osobných údajov a bezpečnosť spracúvania. Údaje uložené v cloudovom prostredí sú chránené primeranými technickými a organizačnými opatreniami. V závislosti od konkrétneho systému môže ochrana zahŕňať najmä šifrovanie údajov alebo komunikácie, riadenie prístupových oprávnení, zálohovanie, monitorovanie a ďalšie bezpečnostné mechanizmy. ### **9.4 Zálohovanie a obnova údajov** SYSTEM-IS podľa charakteru konkrétneho systému alebo služby používa opatrenia na zálohovanie a obnovu údajov s cieľom obmedziť následky technických porúch, straty údajov alebo bezpečnostných incidentov. Rozsah, spôsob a frekvencia zálohovania závisia od charakteru konkrétnej služby, systému a dohodnutých podmienok. ### **9.5 Vzdialený prístup a technická podpora** Ak je na poskytnutie technickej podpory, diagnostiky alebo servisného zásahu potrebný vzdialený prístup do systému alebo databázy Zákazníka, SYSTEM-IS vykonáva takýto prístup iba v rozsahu potrebnom na riešenie konkrétnej požiadavky. Zákazník je o potrebe takéhoto prístupu informovaný a vzdialený prístup sa vykonáva prostredníctvom dohodnutého alebo podporovaného spôsobu pripojenia. Ak sa počas technického zásahu SYSTEM-IS dostane k osobným údajom spracúvaným Zákazníkom, pracuje s nimi iba v rozsahu potrebnom na vykonanie požadovanej činnosti a podľa pokynov Zákazníka. ### **9.6 Ochrana údajov pri servisných zásahoch** Pri diagnostike alebo riešení technickej požiadavky môže byť v nevyhnutnom rozsahu potrebný prístup k údajom uloženým v príslušnom zariadení, systéme alebo databáze. SYSTEM-IS nepristupuje k obsahu zákazníckych databáz bez dôvodu súvisiaceho s konkrétnou požiadavkou, servisným zásahom alebo inou dohodnutou službou. Ak technická požiadavka nevyžaduje prístup k osobným údajom uloženým v databáze Zákazníka, SYSTEM-IS tieto údaje na účely technickej podpory nepotrebuje a nespracúva ich. ### **9.7 Bezpečnostné incidenty** SYSTEM-IS prijíma opatrenia na prevenciu, identifikáciu a riešenie bezpečnostných incidentov, ktoré môžu mať vplyv na osobné údaje. V prípade zistenia porušenia ochrany osobných údajov SYSTEM-IS incident posúdi, prijme primerané opatrenia na obmedzenie jeho následkov a postupuje podľa povinností vyplývajúcich z príslušných právnych predpisov. Ak sú splnené zákonné podmienky, SYSTEM-IS oznámi porušenie ochrany osobných údajov príslušnému dozornému orgánu a v prípadoch vyžadovaných právnymi predpismi aj dotknutým osobám. ### **9.8 Pravidelné posudzovanie bezpečnosti** SYSTEM-IS priebežne primerane vyhodnocuje bezpečnostné riziká súvisiace so spracúvaním osobných údajov a podľa potreby upravuje svoje technické a organizačné opatrenia. Bezpečnostné opatrenia sa môžu meniť najmä v závislosti od vývoja technológií, charakteru poskytovaných služieb, identifikovaných rizík a požiadaviek príslušných právnych predpisov. ## **10\. Práva dotknutých osôb** Dotknutá osoba má v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov práva ustanovené GDPR a príslušnými právnymi predpismi. Rozsah jednotlivých práv závisí od konkrétneho účelu spracúvania, právneho základu a okolností daného prípadu. ### **10.1 Právo na prístup k osobným údajom** Dotknutá osoba má právo získať potvrdenie o tom, či SYSTEM-IS spracúva jej osobné údaje. Ak SYSTEM-IS jej osobné údaje spracúva, má právo získať prístup k týmto údajom a informácie najmä o: * účele spracúvania, * kategóriách spracúvaných osobných údajov, * príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, * predpokladanej dobe uchovávania alebo kritériách na jej určenie, * zdroji osobných údajov, ak neboli získané priamo od dotknutej osoby, * ďalších informáciách, ktoré má SYSTEM-IS povinnosť poskytnúť podľa príslušných právnych predpisov. Dotknutá osoba môže za podmienok ustanovených GDPR požiadať aj o kópiu svojich spracúvaných osobných údajov. ### **10.2 Právo na opravu** Dotknutá osoba má právo požadovať opravu nesprávnych osobných údajov, ktoré sa jej týkajú. S prihliadnutím na účel spracúvania má právo požadovať aj doplnenie neúplných osobných údajov. Ak sa zmenia kontaktné alebo iné údaje dotknutej osoby, odporúčame túto zmenu SYSTEM-IS oznámiť, aby mohli byť evidované údaje aktualizované. ### **10.3 Právo na vymazanie** Dotknutá osoba môže za podmienok ustanovených GDPR požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, najmä ak: * osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli získané alebo spracúvané, * odvolala súhlas a neexistuje iný právny základ na ďalšie spracúvanie, * oprávnene namietala proti spracúvaniu, * osobné údaje boli spracúvané nezákonne, * osobné údaje musia byť vymazané na splnenie zákonnej povinnosti. Právo na vymazanie nie je absolútne. SYSTEM-IS nemusí osobné údaje vymazať, ak je ich ďalšie spracúvanie potrebné napríklad na splnenie zákonnej povinnosti, preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov alebo z iného dôvodu dovoleného príslušnými právnymi predpismi. ### **10.4 Právo na obmedzenie spracúvania** Dotknutá osoba môže za podmienok ustanovených GDPR požadovať obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov, napríklad ak: * namieta správnosť osobných údajov počas obdobia potrebného na ich overenie, * spracúvanie je nezákonné, ale namiesto vymazania požaduje obmedzenie ich používania, * SYSTEM-IS už údaje nepotrebuje na pôvodný účel, ale dotknutá osoba ich potrebuje na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, * namietala proti spracúvaniu a prebieha posúdenie oprávnenosti tejto námietky. ### **10.5 Právo na prenosnosť osobných údajov** Ak je spracúvanie založené na súhlase alebo na zmluve a zároveň sa vykonáva automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba môže mať právo získať osobné údaje, ktoré SYSTEM-IS poskytla, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Za podmienok ustanovených GDPR môže dotknutá osoba požiadať aj o prenos týchto údajov priamo inému prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné. Právo na prenosnosť nesmie nepriaznivo zasiahnuť do práv a slobôd iných osôb. ### **10.6 Právo namietať** Ak SYSTEM-IS spracúva osobné údaje na základe oprávneného záujmu, dotknutá osoba má právo z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie namietať proti takémuto spracúvaniu. SYSTEM-IS po uplatnení námietky osobné údaje ďalej nespracúva, ak nepreukáže závažné oprávnené dôvody na pokračovanie v spracúvaní, ktoré prevažujú nad právami a záujmami dotknutej osoby, alebo ak sú údaje potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. ### **10.7 Právo namietať proti priamemu marketingu** Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti ich spracúvaniu na tento účel. Po uplatnení námietky SYSTEM-IS prestane osobné údaje používať na priamy marketing. Dotknutá osoba sa môže z marketingovej komunikácie odhlásiť aj prostredníctvom odkazu uvedeného v príslušnej elektronickej správe, ak je takýto spôsob k dispozícii. ### **10.8 Právo odvolať súhlas** Ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase, dotknutá osoba môže svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním. Po odvolaní súhlasu SYSTEM-IS prestane osobné údaje na účel založený na tomto súhlase spracúvať, ak neexistuje iný právny základ na ich ďalšie spracúvanie. ### **10.9 Automatizované individuálne rozhodovanie** Dotknutá osoba má za podmienok ustanovených GDPR právo nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní vrátane profilovania, ktoré má voči nej právne účinky alebo ju podobným spôsobom významne ovplyvňuje. SYSTEM-IS v súčasnosti nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania, ktoré by malo voči dotknutej osobe právne účinky alebo ju obdobným spôsobom významne ovplyvňovalo. ### **10.10 Obmedzenia jednotlivých práv** Jednotlivé práva dotknutej osoby sa uplatňujú za podmienok ustanovených GDPR a ďalšími príslušnými právnymi predpismi. Uplatnenie určitého práva preto nemusí automaticky znamenať, že SYSTEM-IS môže alebo musí požiadavke v celom rozsahu vyhovieť. Ak SYSTEM-IS nemôže žiadosti dotknutej osoby vyhovieť alebo jej môže vyhovieť iba čiastočne, dotknutú osobu informuje o dôvodoch v rozsahu vyžadovanom príslušnými právnymi predpismi. ## **11\. Ako si môže dotknutá osoba uplatniť svoje práva** Dotknutá osoba si môže svoje práva podľa týchto Podmienok ochrany osobných údajov a príslušných právnych predpisov uplatniť priamo voči SYSTEM-IS. ### **11.1 Kontaktné údaje na uplatnenie práv** Žiadosť je možné zaslať najmä elektronicky na: **helpdesk@system-is.com** alebo písomne na adresu: **SYSTEM-IS s.r.o.** Jegorovova 14 974 01 Banská Bystrica Slovenská republika Dotknutá osoba môže svoje práva uplatniť aj iným vhodným spôsobom, ktorý umožní SYSTEM-IS identifikovať jej požiadavku a primerane overiť totožnosť žiadateľa. ### **11.2 Obsah žiadosti** Na rýchle a správne vybavenie žiadosti odporúčame uviesť najmä: * meno a priezvisko, * kontaktný údaj, na ktorý môže SYSTEM-IS odpovedať, * organizáciu alebo Zákazníka, ku ktorému je osoba priradená, ak je to relevantné, * opis práva alebo požiadavky, ktorú si dotknutá osoba uplatňuje, * prípadne ďalší údaj umožňujúci identifikovať príslušný záznam, účet, zmluvu, objednávku alebo komunikáciu. Dotknutá osoba nemusí používať osobitný formulár, ak z jej žiadosti jednoznačne vyplýva, aké právo si uplatňuje. ### **11.3 Overenie totožnosti** SYSTEM-IS musí zabezpečiť, aby osobné údaje neboli sprístupnené neoprávnenej osobe. Ak má SYSTEM-IS oprávnené pochybnosti o totožnosti osoby, ktorá si uplatňuje svoje práva, môže požiadať o doplnenie informácií potrebných na primerané overenie jej totožnosti. SYSTEM-IS nebude požadovať viac údajov, ako je potrebné na overenie identity a bezpečné vybavenie konkrétnej žiadosti. ### **11.4 Lehota na vybavenie žiadosti** SYSTEM-IS vybaví žiadosť bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia. Ak je žiadosť zložitá alebo SYSTEM-IS v rovnakom období vybavuje väčší počet žiadostí, môže byť táto lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace. O predĺžení lehoty a jeho dôvodoch bude dotknutá osoba informovaná do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. ### **11.5 Spôsob odpovede** Ak bola žiadosť podaná elektronicky, SYSTEM-IS spravidla poskytne odpoveď elektronicky, pokiaľ dotknutá osoba nepožiada o iný vhodný spôsob. Pri poskytovaní osobných údajov SYSTEM-IS zohľadní potrebu ich bezpečného odovzdania a ochrany práv a osobných údajov iných osôb. ### **11.6 Poplatky za vybavenie žiadosti** Uplatnenie práv dotknutej osoby je spravidla bezplatné. Ak je žiadosť zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä vzhľadom na jej opakujúcu sa povahu, SYSTEM-IS môže za podmienok ustanovených GDPR: * požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s vybavením žiadosti, alebo * odmietnuť na základe žiadosti konať. SYSTEM-IS je v takom prípade povinný vedieť preukázať dôvody takéhoto postupu. ### **11.7 Ak SYSTEM-IS žiadosti nevyhovie** Ak SYSTEM-IS nemôže žiadosti vyhovieť alebo jej môže vyhovieť iba čiastočne, informuje dotknutú osobu o dôvodoch svojho postupu v rozsahu vyžadovanom príslušnými právnymi predpismi. Dotknutá osoba bude zároveň informovaná o možnosti obrátiť sa na príslušný dozorný orgán alebo využiť ďalšie prostriedky právnej ochrany. ## **12\. Právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov SR** Ak sa dotknutá osoba domnieva, že pri spracúvaní jej osobných údajov došlo k porušeniu GDPR, zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov alebo iných príslušných právnych predpisov, má právo obrátiť sa na: **Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky** Galvaniho Business Centrum II Galvaniho 7/B 821 04 Bratislava Slovenská republika E-mail: **statny.dozor@pdp.gov.sk** Aktuálne kontaktné údaje a informácie o postupe pri podávaní návrhu na začatie konania o ochrane osobných údajov sú dostupné na webovom sídle Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov najmä v prípade, ak sa domnieva, že jej osobné údaje boli spracúvané v rozpore s príslušnými právnymi predpismi alebo že pri spracúvaní jej osobných údajov boli porušené jej práva. Pred podaním návrhu na Úrad môže dotknutá osoba svoje práva uplatniť priamo voči SYSTEM-IS spôsobom uvedeným v kapitole 11 týchto Podmienok ochrany osobných údajov. ## **13\. Záverečné ustanovenia** Tieto Podmienky ochrany osobných údajov upravujú spôsob, akým SYSTEM-IS spracúva osobné údaje v prípadoch, keď vystupuje ako Prevádzkovateľ. Ak SYSTEM-IS spracúva osobné údaje v mene Zákazníka ako Sprostredkovateľ, takéto spracúvanie sa riadi samostatnými podmienkami spracúvania osobných údajov alebo iným príslušným zmluvným dokumentom medzi SYSTEM-IS a Zákazníkom. ### **13.1 Zmeny Podmienok ochrany osobných údajov** SYSTEM-IS môže tieto Podmienky ochrany osobných údajov priebežne aktualizovať, najmä v prípade: * zmeny právnych predpisov, * zmeny spôsobu alebo účelu spracúvania osobných údajov, * zavedenia nových Produktov, služieb alebo technológií, * zmeny používaných poskytovateľov alebo spôsobu zabezpečenia služieb, * potreby spresnenia alebo aktualizácie poskytovaných informácií. Aktualizované znenie bude zverejnené na webovom sídle SYSTEM-IS. Ak pôjde o podstatnú zmenu spôsobu spracúvania osobných údajov, SYSTEM-IS poskytne dotknutým osobám informáciu o zmene primeraným spôsobom, ak to bude vzhľadom na charakter zmeny potrebné. ### **13.2 Aktuálne znenie** Na spracúvanie osobných údajov sa vzťahuje znenie Podmienok ochrany osobných údajov účinné v príslušnom období. Aktuálne znenie je zverejnené na webovom sídle SYSTEM-IS. Predchádzajúce znenia môže SYSTEM-IS uchovávať na interné účely, najmä na preukázanie podmienok platných v konkrétnom období. ### **13.3 Kontaktné údaje** Otázky týkajúce sa spracúvania a ochrany osobných údajov je možné zasielať na: **SYSTEM-IS s.r.o.** Jegorovova 14 974 01 Banská Bystrica Slovenská republika E-mail: **helpdesk@system-is.com** ### **13.4 Účinnosť** Tieto Podmienky ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňa 30.9.2026.